Abschlussball in Corona-Zeiten

Das Ende der Schulzeit will gebührend gefeiert werden und so investieren Abschlussjahrgänge viel Zeit und Mühe in die Planung eines rauschendes Abschlussballs. Immer häufiger greifen die Schüler:innen dabei auf Angebote von Eventageturen zurück, die „Rund um Pakete“ für Abschlussbälle anbieten. „Gerade in Corona- Zeiten, in denen ungewiss ist, ob die geplante Veranstaltung überhaupt stattfinden kann, sollten die Schüler:innen vor dem Abschluss derartiger Verträge besonders aufmerksam sein“, rät Marlene Pfeiffer, Leiterin der Wuppertaler Beratungsstelle und hat nützliche Tipps zusammengestellt.

• Wer wird Vertragspartner?

  Die erste wichtige Frage ist die, wer Vertragspartner werden soll und welche Pflichten sich daraus ergeben. Häufig sind dies einzelne Schüler:innen. Manchmal erklärt sich auch ein Elternteil oder eine Lehrkraft bereit, die Vertragsverhandlungen zu führen und den Vertrag abzuschließen. Dies kann für die jeweiligen Personen weitreichende Folgen haben, die vor Vertragsschluss dringend beachtet werden sollten. Denn in vielen Verträgen wird der Auftraggeber mit Unterschrift zum Veranstalter und übernimmt damit in der Regel auch ein Haftungsrisiko.

• Welches Haftungsrisiko besteht?
  Wird der Vertrag storniert oder werden zu wenig Karten verkauft, haftet in der Regel der Veranstalter, für die entstandenen Kosten. Auch für den Fall, dass sich Besucher:innen aufgrund mangelnder Sicherung des Veranstaltungsortes verletzen, kann der Veranstalter in Haftung genommen werden.
• Welche Leistungen beinhaltet der Vertrag?
  Vor dem Vertragsabschluss sollte genau geprüft werden, ob alle Leistungen, die die Schüler:innen wünschen, auch im Vertrag enthalten sind. Hierzu könnten zählen: Die konkrete Art der Verpflegung, Musik, Getränkeflatrate, Bestuhlung, Dekoration oder die Endreinigung. Alle gewünschten Leistungen sollten sich im Vertrag wieder finden und konkret beschrieben werden. Werden die Getränke extra – je Bestellung – bezahlt, sollte dem Vertrag eine entsprechende Preisliste beiliegen. Vorsicht ist geboten bei unklaren Formulierungen wie „solange der Vorrat reicht“. Eine solche Klausel sollte im Vorfeld konkretisiert werden. Wichtig ist auch, die Gästezahl vor Vertragsschluss verbindlich zu ermitteln. Denn eine nachträgliche Reduzierung der im Vertrag angegebenen Gästezahl ist häufig mit Kosten verbunden.
• Welche Zahlungsfristen gelten?

Bei der Vertragsprüfung sollten auch die Zahlungsfristen genau unter die Lupe genommen werden. Abschlussjahrgänge sollten überlegen, wann sie die entsprechende Summe eingenommen haben. Aus dem Vertrag sollte außerdem deutlich hervorgehen, welche finanziellen Folgen es hat, wenn die angegebene Gästezahl nicht erreicht wird.

• Kann der Vertrag kostenlos storniert werden?
  Insbesondere während der Corona- Pandemie sind Vereinbarungen wichtig, die konkrete Stornierungsbedingungen enthalten, um Unklarheiten und Streitigkeiten im Nachhinein zu vermeiden. Ob im Fall eines behördlichen Veranstaltungsverbotes sich bereits aus dem Gesetz kostenlose Stornierungsmöglichkeiten ergeben, hängt immer von der konkreten Ausgestaltung des Vertrages ab. Kostenlose Stornierungen sind grundsätzlich dann möglich, wenn die Agentur das, wozu sie sich im Vertrag verpflichtet hat, aufgrund eines behördlichen Verbots nicht mehr anbieten darf. Maßgeblich ist also immer, was genau im Vertrag vereinbart war und worauf sich das behördliche Verbot bezieht. Einfacher ist es daher, bereits im Vertrag konkret festzulegen, welche Folgen eintreten sollen, wenn die Veranstaltung nicht oder nicht wie geplant, stattfinden kann.