Beschäftigtendatenschutz: Rechtliche Besonderheiten der Einwilligung

Im Rahmen von Arbeitsverhältnissen bildet § 26 BDSG eine gesetzliche Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten von Beschäftigten. Als Beschäftigte gelten unter anderem Arbeitnehmer, Leiharbeiter, Auszubildende sowie ehemalige Mitarbeiter und Bewerber. Sofern eine Datenverarbeitung in den Anwendungsbereich dieser Norm fällt, bedarf es in der Regel nicht mehr der Einwilligung von Beschäftigten. Deren Einwilligung wäre daher wohl für solche Datenverarbeitungen notwendig, die weder den Bestand des Arbeitsverhältnisses noch wesentliche arbeitsvertraglich vereinbarte Leistungen betreffen, sofern keine andere Rechtgrundlage vorrangig wäre.

Bei der Einwilligung handelt es sich nach Artikel 4 Nr.11 DSGVO um eine freiwillig abgegebene Erklärung, mit welcher der Betroffene sein Einverständnis in die Datenverarbeitung ausdrückt. Der Begriff der Freiwilligkeit wird dabei nicht näher erklärt; auch Artikel 7 DSGVO, der die rechtlichen Bedingungen der Einwilligung regelt, sieht lediglich vor, dass es an der Freiwilligkeit fehlen dürfte, sofern die Einwilligung die Verarbeitung von Daten gestattet, die zur Erfüllung eines Vertrags nicht erforderlich sind, die Vertragserfüllung aber von der Einwilligung abhängen soll. Eine Erläuterung enthält allerdings Erwägungsgrund 42 zur DSGVO. Danach kann Freiwilligkeit vorliegen, falls der Betroffene eine echte oder freie Wahl besitzt, was voraussetzt, dass er im Falle der Verweigerung keine Nachteile erleidet.

Im Zusammenhang mit Beschäftigungsverhältnissen können jedoch Zweifel an der Freiwilligkeit der Einwilligung von Mitarbeitern bestehen, soweit diese ihre Einwilligung gegebenenfalls nur erteilen, um nicht im Falle der Weigerung negative Folgen für ihr Beschäftigungsverhältnis zu riskieren.

Aufgrund dieser Problematik benennt § 26 Absatz 2 BDSG mehrere Faktoren zur Beurteilung der Freiwilligkeit der Einwilligung von Beschäftigten: Neben der Abhängigkeit von dem Arbeitsverhältnis können die Umstände berücksichtigt werden, unter denen die Einwilligung zustande kam. So dürften die Art und der Umfang der erhobenen Daten sowie der Zeitpunkt, in dem die Einwilligung erfolgte, in die Bewertung aufgenommen werden. Zudem kann Freiwilligkeit insbesondere dann vorliegen, wenn Beschäftigte ein gleichgerichtetes Interesse wie der Arbeitgeber verfolgen oder sie einen Vorteil rechtlicher oder wirtschaftlicher Art erhalten. Der Gesetzentwurf der Norm erwähnt als Beispiel dafür die private Nutzung betrieblicher Geräte oder die gesundheitliche Föderung durch betriebliches Gesundheitsmanagement. Im Ergebnis dürfte für die Beurteilung, ob die Einwilligung der Beschäftigten freiwillig erfolgt, eine Einzelfallprüfung vorzunehmen sein unter Beachtung der aufgeführten Indizien.

Neben dem Aspekt der Freiwilligkeit haben Arbeitgeber außerdem besondere Formvorschriften hinsichtlich der Einwilligung von Beschäftigten zu beachten. So soll diese grundsätzlich in Schriftform erteilt werden, wobei auch eine andere Form ausnahmsweise dann zulässig sein kann, wenn dies aufgrund der besonderen Umstände angemessen ist. Das könnte auf Datenverarbeitungen zutreffen, die zum Beispiel ein geringes Risiko für einen Eingriff in das Selbstbestimmungsrecht der Beschäftigten darstellen, etwa weil nur wenige oder unsensible Daten verarbeitet werden. Darüber hinaus haben Arbeitgeber die Beschäftigten in Textform über den Zweck der Datenverarbeitung sowie über ihr Widerrufsrecht aufzuklären. In Fällen, in denen sich die Einwilligung auf die Verarbeitung sensibler Daten wie Gesundheitsdaten bezieht, ist dies darin ausdrücklich aufzunehmen.

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